Verbale di assemblea condominiale: cosa deve contenere e come si scrive
Guida pratica per amministratori: elementi obbligatori, schema ed errori da evitare
Il verbale di assemblea condominiale è il documento che racconta cosa è successo in assemblea: chi c’era, cosa si è discusso, come si è votato. Ed è anche il primo documento che un giudice legge quando una delibera viene contestata. Un verbale incompleto può rendere impugnabile una decisione presa correttamente; un verbale preciso, al contrario, la mette al riparo.
In questa guida trovi cosa prevede la legge, gli elementi che un verbale deve contenere, uno schema da seguire e gli errori da evitare. Per tutte le fasi della riunione, dalla convocazione al voto, leggi anche come si svolge un’assemblea condominiale.
Cosa dice la legge
Il codice civile stabilisce che di ogni riunione dell’assemblea si redige un processo verbale, da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore (art. 1136 c.c.).
Il registro dei verbali delle assemblee è uno dei registri obbligatori dell’amministratore (art. 1130 c.c.). Nel registro vanno annotate anche:
- le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, cioè le riunioni andate deserte;
- le deliberazioni adottate;
- le brevi dichiarazioni dei condòmini che chiedono di metterle a verbale.
Al registro va allegato il regolamento di condominio, se esiste.
Gli elementi che non possono mancare
- Data, ora e luogo della riunione, con l’indicazione di prima o seconda convocazione.
- Presidente e segretario, nominati dall’assemblea all’inizio della riunione.
- Elenco dei presenti, in proprio o per delega, con i millesimi rappresentati da ciascuno.
- Verifica della regolare convocazione e della costituzione: che tutti gli aventi diritto siano stati convocati e che siano presenti le maggioranze richieste.
- Ordine del giorno, punto per punto.
- Per ogni punto: una sintesi della discussione, il testo della delibera e l’esito del voto con i nomi dei favorevoli, dei contrari e degli astenuti e i relativi millesimi.
- Le dichiarazioni che i condòmini hanno chiesto di inserire.
- L’ora di chiusura e le firme del presidente e del segretario.
Indicare chi ha votato e come non è una formalità: serve a verificare le maggioranze e a stabilire chi può impugnare la delibera.
Quorum: quando l’assemblea è valida
Prima di deliberare, il verbale deve dare atto che l’assemblea è regolarmente costituita (art. 1136 c.c.):
| Convocazione | Partecipanti | Millesimi |
|---|---|---|
| Prima convocazione | maggioranza dei condòmini | almeno 2/3 del valore |
| Seconda convocazione | almeno 1/3 dei condòmini | almeno 1/3 del valore |
Se il quorum non viene raggiunto, l’assemblea non si costituisce: anche questo va annotato nel registro dei verbali.
Le deleghe
Ogni condòmino può farsi rappresentare in assemblea con una delega scritta (art. 67 disp. att. c.c.), che va allegata al verbale o comunque conservata. Due limiti da ricordare:
- se i condòmini sono più di venti, un delegato non può rappresentare più di un quinto dei condòmini e del valore dell’edificio;
- l’amministratore non può ricevere deleghe.
Uno schema da seguire
- Intestazione: condominio, indirizzo, data, ora, luogo, convocazione.
- Nomina di presidente e segretario.
- Appello: presenti e deleghe, con i millesimi; verifica del quorum.
- Lettura dell’ordine del giorno.
- Per ogni punto: discussione, proposta di delibera, voto nominativo con millesimi, esito.
- Dichiarazioni dei condòmini.
- Chiusura della riunione, ora, firme.
Dopo l’assemblea: invio e impugnazione
Il verbale va inviato ai condòmini assenti. È importante anche per i tempi: le delibere contrarie alla legge o al regolamento possono essere impugnate da ogni condòmino assente, dissenziente o astenuto entro 30 giorni, che decorrono dalla data della delibera per i dissenzienti e gli astenuti e dalla comunicazione per gli assenti (art. 1137 c.c.).
Se l’assemblea si svolge in videoconferenza, il verbale redatto dal segretario e firmato dal presidente va trasmesso all’amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità previste per la convocazione (art. 66 disp. att. c.c.).
Gli errori più frequenti
- Voti senza nomi: scrivere «approvato a maggioranza» non permette di verificare le maggioranze né di sapere chi può impugnare.
- Millesimi sbagliati: presenze e deleghe calcolate a mano, con subentri e comproprietà non aggiornati.
- Deleghe irregolari: non scritte, non conservate o oltre i limiti di legge.
- Delibere su punti non all’ordine del giorno: decisioni prese «già che ci siamo», che espongono a contestazioni.
- Verbale scritto giorni dopo, a memoria: meglio redigerlo e firmarlo al termine della riunione.
Come un gestionale semplifica il verbale
Molti di questi errori nascono da calcoli e trascrizioni fatti a mano. Con Kipò Condominio:
- convochi l’assemblea in presenza, online o in modalità ibrida, con videoconferenza integrata;
- presenze, deleghe e votazioni sono calcolate in automatico sui millesimi, con i totali per verificare il quorum, con la cronologia di ogni voto; i condòmini possono votare dal telefono con un link;
- le deleghe arrivate per email possono essere registrate da Kipò IA;
- il verbale viene redatto dall’IA partendo dalla trascrizione dell’assemblea: tu lo rileggi, lo correggi e lo firmi.
Vuoi provarlo alla prossima assemblea? Prova Kipò gratis per 30 giorni, con tutte le funzionalità e senza limiti di condomìni.
Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce il parere di un professionista.
